Pendahuluan: Pelaporan Unit Breakdown Unschedule
Di zaman modern ini, dalam industri kontraktor pertambangan (Mining Contractor), pengelolaan dan pemantauan kondisi operasional peralatan (equipment) menjadi hal yang sangat krusial untuk memastikan kelancaran kegiatan operasional. Untuk mendukung pengelolaan ini, diperlukan fitur yang dapat memantau dan mencatat status breakdown pada setiap peralatan secara efektif. Fitur ini sangat penting agar tim operasional dapat mengetahui status terkini peralatan secara real-time dan per jam, yang menjadi indikator untuk perawatan atau tindakan perbaikan yang cepat dan efisien.
Terkait dengan pencatatan downtime atau breakdown pada alat, beberapa klien di industri pertambangan telah menggunakan Fleet Management System (FMS). Namun, agar pelaporan breakdown unit tersebut dapat ditindaklanjuti menjadi pekerjaan atau Work Order untuk perbaikannya, user harus menginput di dua sistem secara berulang, yaitu di FMS dan di Ellipse, yang membuat kinerja user menjadi tidak efektif dan efisien.
Untuk mendukung proses ini, EMS Paramitra menghadirkan integrasi antara FMS dengan Ellipse terkait penginputan data downtime dari aplikasi FMS yang digunakan untuk mencatat downtime. Integrasi ini memungkinkan pengisian otomatis data downtime (Start Downtime, HM Downtime, Deskripsi Downtime, Lokasi Downtime, User yang melaporkan Downtime) dari FMS ke Ellipse, yang sangat penting untuk memastikan bahwa setiap kejadian downtime tercatat dengan akurat dan real-time.
Tantangan dalam Pelaporan Unit Breakdown Unschedule (Challenge)
Banyak perusahaan mengalami berbagai kendala dalam pelaporan unit breakdown unschedule, terutama dalam industri mining contractor.
Sebagai contoh, salah satu perusahaan pertambangan yang telah menerapkan program ini, operator lapangan melaporkan dan mencatatkan unit breakdown di aplikasi FMS. Sebelum menjadi work order di Ellipse, Dispatcher atau Pit Control harus memvalidasi kerusakan yang dilaporkan oleh operator, lalu menginformasikan Base Control untuk dibuatkan Work Request dan Work Order di Ellipse.
Dari alur ini, dapat dilihat bahwa pelaporan unit downtime memakan banyak proses sehingga downtime yang tercatat di sistem rawan terjadi human error dan tidak real-time.
Berikut adalah beberapa tantangan utama yang sering dihadapi:
Ketidaktepatan Waktu Pencatatan dan Pelaporan
Unit breakdown tidak tercatat segera setelah kejadian, sehingga data yang tercatat menjadi tidak akurat.
Hal ini bisa mengakibatkan informasi yang tidak up-to-date, yang mempersulit pengambilan keputusan dalam penanganan downtime dan perencanaan pemeliharaan.
Proses Manual dan Penginputan Data
Banyak perusahaan masih mengandalkan proses manual untuk memasukkan data breakdown, seperti menggunakan laporan kertas atau file Excel yang perlu diproses dan dimasukkan ke dalam sistem Ellipse.
Hal ini meningkatkan risiko human error, seperti data yang terlewat atau dimasukkan tidak akurat, dan memperlambat aliran informasi antara tim operasional dan pemeliharaan.
Kesulitan dalam Menyediakan Data Real-Time
Kesulitan dalam mendapatkan data secara langsung dari lapangan atau sistem yang terpisah membuat perusahaan kesulitan untuk memberikan laporan breakdown yang akurat dan terkini kepada tim yang membutuhkan informasi tersebut untuk tindakan lebih lanjut.
Keterbatasan dalam Analisis dan Pelaporan
Ketika data breakdown tercatat dengan buruk atau tidak terintegrasi dengan baik, analisis downtime dan pemeliharaan preventif menjadi sulit.
Hal ini menghambat kemampuan perusahaan untuk melakukan perbaikan berkelanjutan, memperkirakan kapan peralatan akan membutuhkan perawatan lebih lanjut, atau merencanakan strategi pemeliharaan preventif yang lebih efektif.
Ketidaktepatan Waktu Pencatatan dan Pelaporan
Unit breakdown tidak tercatat segera setelah kejadian, sehingga data yang tercatat menjadi tidak akurat.
Solusi dari EMS Paramitra: CSE541 dan CSE42A
Ellipse EAM Versi 9 hadir sebagai solusi lengkap untuk mengatasi tantangan pelaporan unit breakdown unschedule yang dihadapi perusahaan. Dengan adanya integrasi FMS dengan Ellipse dan menggunakan bantuan program custom CSE541 (Work Request Integration), user hanya perlu mencatatkan pekerjaan downtime melalui FMS dan, secara otomatis dan real-time, data dari FMS akan tercopy di Ellipse menjadi Work Request. Tidak hanya trigger create Work Request saat start downtime, custom CSE541 juga mengotomatiskan pembuatan Work Order sehingga user tidak perlu lagi membuat Work Order di Ellipse.
Lalu, bagaimana dengan maintain RFU / Unit yang sudah ready?
EMS Paramitra juga menghadirkan custom program CSE42A (Maintain Downtime Data) untuk user (Base Control) melengkapi informasi Response Time. Di beberapa client (contoh, salah satu perusahaan pertambangan yang telah menerapkan program ini), salah satu perhitungan KPI adalah dari mechanic menerima informasi unit down hingga mechanic merespon unit down tersebut.
Setelah unit selesai diperbaiki, user akan kembali menginput informasi End Downtime / RFU di FMS. Dengan adanya integrasi, informasi FMS ini akan otomatis terupdate di program CSE42A Ellipse.
Ketika Job Card sudah dikembalikan dan Planner melengkapi informasi Work Order di Ellipse (MSEWOT), maka Work Order harus segera di-close oleh Planner, yang berarti pekerjaan atas perbaikan unit down tersebut sudah selesai dilakukan. Sebelum Work Order di-close, Planner juga dapat memvalidasi apakah semua downtime sudah dilengkapi di Tab Downtime pada MSEWOT.
Status Work Order yang sudah close juga akan terupdate di CSE541 dan CSE42A yang mengotomatisasi status Work Request menjadi close.
Dengan adanya integrasi ini, kinerja user menjadi lebih efisien karena sangat mengurangi duplikasi penginputan di beberapa aplikasi dan meminimalkan terjadinya human error, sehingga pencatatan downtime di sistem dapat lebih akurat dan real-time.
Hasil dan Manfaat Integrasi Ellipse (Outcome)
Dengan menerapkan integrasi FMS dengan Ellipse, perusahaan dapat memperoleh berbagai manfaat yang signifikan, termasuk:
✅ Pengurangan Waktu Downtime → Pemeliharaan yang tepat waktu berdasarkan analisis data mengurangi kemungkinan kerusakan mendalam yang bisa menyebabkan waktu downtime yang lama dan biaya perbaikan yang lebih tinggi.
✅ Laporan yang Lebih Akurat → Integrasi ini memungkinkan pelaporan otomatis dan lebih akurat tentang status kendaraan dan pemeliharaan, meminimalkan kesalahan manual dalam pencatatan.
✅ Automatisasi Proses Penginputan Data → Pengurangan duplikasi penginputan. Hal ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan menghemat waktu.
✅ Integrated Data → Proses ini menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan informasi secara terpisah, memungkinkan user terkait untuk fokus pada analisis dan pengambilan keputusan daripada tugas administratif.
✅ Report Daily Equipment Status → Dapat digunakan oleh user hingga level Manager untuk mereview status breakdown unit. Report ini juga dapat dijadikan acuan dalam perhitungan KPI karena output yang dihasilkan sangat detail.
✅ Report Hourly Summary Equipment → Dapat digunakan oleh user hingga level Manager untuk mereview status unit breakdown atau ready per jam.
FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)
Berapa lama proses implementasi ini?
Rata-rata implementasi bisa diselesaikan dalam 1-2 bulan, tergantung skala perusahaan dan jumlah unit yang perlu dimonitor.
Apakah tersedia pelatihan bagi tim setelah implementasi?
Kesimpulan
Integrasi antara FMS dan Ellipse adalah solusi terbaik untuk meningkatkan efisiensi pencatatan downtime di industri pertambangan. Dengan fitur otomatisasi seperti CSE541 dan CSE42A, proses pencatatan menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Perusahaan tidak lagi perlu khawatir dengan pencatatan manual yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.
Jangan biarkan pencatatan downtime menjadi hambatan! Hubungi EMS Paramitra sekarang dan tingkatkan efisiensi operasional Anda dengan solusi terbaik kami!
Comments